Microsoft Teams ist längst mehr als nur ein Kollaborationstool. Mit der Möglichkeit, Teams als vollwertige Telefonanlage zu nutzen, hat sich die Plattform auch im Bereich Business-Telefonie etabliert. Doch welche Kosten entstehen, und wie unterscheiden sich die Szenarien, wenn man entweder eine eigene Telefonanlage wie 3CX betreibt und mit Teams verbindet oder alle Leistungen direkt von Microsoft bezieht? Dieser Blogbeitrag gibt einen Überblick.
Option 1: Teams-Telefonie komplett über Microsoft
Die einfachste Variante ist, Microsoft Teams direkt als Telefonanlage zu verwenden. Microsoft bietet hierfür zwei zentrale Bausteine:
Microsoft Teams Phone System (ehemals Cloud PBX):
- Benötigt wird eine Microsoft 365 E5-Lizenz oder eine zusätzliche Add-on-Lizenz für andere Microsoft 365-Pläne.
- Kosten: Ab 8,40 € pro Benutzer/Monat (Stand November 2024, Preise können je nach Region und Partner variieren).
Anrufpläne (Calling Plans):
- Microsoft fungiert hier als Provider, und die Minutenpakete werden direkt über Microsoft abgerechnet.
- Preise variieren:
- Nationaler Plan: z. B. 120 Minuten ab ca. 4,20 € pro Benutzer/Monat oder Flatrates ab ca. 10,00 € pro Benutzer/Monat.
- Internationaler Plan: Deutlich teurer – Flatrates starten bei etwa 16,00 € pro Benutzer/Monat.
Zusätzlich gibt es die Option, über den Direct Routing-Ansatz einen externen Provider zu nutzen (siehe Option 2).
Vorteile:
- Komplett aus einer Hand, keine zusätzliche Infrastruktur.
- Nahtlose Integration in Teams.
- Ideal für Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung oder bei Bedarf nach minimaler Komplexität.
Nachteile:
- Teurer als andere Lösungen, besonders bei hohem Telefonievolumen.
- Abhängigkeit von Microsoft als einzigem Anbieter.
- Eingeschränkte Flexibilität bei spezifischen Anforderungen.
Option 2: Eigene Telefonanlage (z. B. 3CX) mit Teams verbinden
Eine Alternative zur reinen Microsoft-Lösung ist der Einsatz einer eigenen Telefonanlage, beispielsweise 3CX, in Kombination mit Teams. Hierbei werden folgende Komponenten benötigt:
3CX-Telefonanlage:
- Lizenzkosten: Ab 175 € pro Jahr (abhängig von der Anzahl der gleichzeitigen Anrufe und der gewünschten Features).
- Hosting: Kann lokal oder in der Cloud erfolgen (z. B. bei einem Managed Service Provider).
Direct Routing für Teams:
- Verbindung zwischen der 3CX-Telefonanlage und Microsoft Teams wird über einen zertifizierten SBC (Session Border Controller) hergestellt.
- Kosten für SBC-Hosting: Ab ca. 10–30 € pro Monat, je nach Anbieter und Konfiguration.
Microsoft Teams Phone System:
- Die Teams-Telefoniefunktion erfordert weiterhin die oben genannte Add-on-Lizenz (8,40 € pro Benutzer/Monat).
SIP-Trunks:
- Anrufverbindungen erfolgen über einen SIP-Trunk-Anbieter, dessen Preise oft günstiger sind als Microsoft Calling Plans.
- Kosten: Ab 1–2 € pro Kanal/Monat plus Minutenpreise (z. B. nationale Gespräche ab 1 Cent/Minute).
Vorteile:
- Größere Flexibilität: 3CX bietet umfangreiche Funktionen, z. B. Callcenter-Funktionen, CRM-Integration und granulare Anrufsteuerung.
- Günstigere Anrufkosten bei Nutzung eines SIP-Trunks.
- Bestehende Telefoninfrastruktur (z. B. analoge Geräte oder DECT-Telefone) kann oft weitergenutzt werden.
- Unabhängigkeit von Microsofts Calling Plans.
Nachteile:
- Komplexere Einrichtung, insbesondere beim Direct Routing.
- Höhere Anfangsinvestitionen (z. B. für 3CX-Lizenzen und SBC-Konfiguration).
- Abhängigkeit von mehreren Anbietern (3CX, SIP-Trunk, Microsoft).
Kostenvergleich: Microsoft vs. 3CX mit Teams
| Kostenfaktor | Microsoft-only | 3CX + Teams |
|---|---|---|
| Lizenz pro Benutzer (Teams) | 8,40 € | 8,40 € |
| Anrufpläne | Ab 4,20 € bis 16,00 € | Günstige SIP-Tarife (z. B. 1–2 €) |
| Telefonanlage | Inkludiert | Ab 175 €/Jahr (pro Unternehmen) |
| SBC | Nicht notwendig | Ab 10–30 €/Monat |
| Einrichtungskomplexität | Einfach | Mittel bis hoch |
Beispielrechnung (10 Benutzer, nationale Flatrates):
- Microsoft-only: 10 Benutzer x (8,40 € + 10,00 €) = 184 €/Monat.
- 3CX + Teams: 10 Benutzer x 8,40 € + SIP-Trunk (~20 €) + SBC (20 €) + 3CX (15 €/Monat) = 139 €/Monat.
Wann welche Lösung?
- Microsoft-only: Geeignet für kleinere Unternehmen mit geringem IT-Budget und Fokus auf einfache Einrichtung.
- 3CX mit Teams: Empfehlenswert für mittelständische Unternehmen, die Flexibilität, erweiterte Telefoniefunktionen und günstigere Tarife suchen.
Fazit
Beide Optionen haben ihre Daseinsberechtigung und sollten individuell nach den Anforderungen des Unternehmens bewertet werden. Während Microsoft mit seiner „Alles aus einer Hand“-Philosophie überzeugt, bietet die Kombination von 3CX und Teams deutliche Vorteile in puncto Flexibilität und Kostenersparnis – zumindest für Unternehmen mit dem nötigen Know-how oder externem Support.
Welcher Weg der richtige ist, hängt von den spezifischen Bedürfnissen und der vorhandenen Infrastruktur ab. Am Ende zählt, dass Ihre Mitarbeiter eine zuverlässige und leistungsstarke Telefonlösung erhalten, die reibungslos funktioniert.